เล่าเบื้องหลัง KPI

อ.วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์ 15 Jul 2017 21:17:19
     
remove_red_eye
view
insert_comment
comment


          เมื่อลงแรงกายแรงใจใช้ระบบประเมินผลแบบ KPI(Key Performance Indicator) เอาเข้าจริง หลายคนถอดใจกับประเด็นต่างๆมากมาย ทั้งระบบงาน คน สิ่งแวดล้อม ข้อโต้แย้ง ระบบสารสนเทศ ประชุมไม่จบสิ้น เหนื่อยกับการกำหนดเจ้าตัวชี้วัดในงาน งงกับตัวชี้วัดหลักเหลือเกิน ไม่มีการวัดผลได้อย่างรูปธรรมเสียที จ้างที่ปรึกษามานานนับปีแต่ระบบขยับได้ทีละคืบ ทำไปแล้วไม่เกิดผลประโยชน์ในการพัฒนาจริงหรือเปล่า? เรามีหน้าที่ต้องทำงานไม่ใช่เก็บสถิติ จึงเกิดแนวร่วม “ คว่ำบาตร” ระบบประเมินผลแบบนี้ชั่วนิรันดร์ ลาออกย้ายสถานที่ทำงาน แต่พบว่า “หนีเสือปะจระเข้” ที่ทำงานใหม่ทำระบบนี้อีก ….จบกัน!!!
          วันนี้ จึงขอเขียนเล่าประสบการณ์ที่เคยทำงานร่วมกับคน องค์กรและระบบKPI เหล่านี้ข้างต้น เพื่อเป็นแรงผลักดันที่ดี ให้ท่านที่กำลังนำหรือปรับระบบประเมินผล ให้เข้าสู่ระบบที่ดีอย่างจริงจัง อย่าไปท้อแท้แต่แก้ให้ถูกประเด็น รับรองเดินไปสู่จุดหมายได้อย่างบรรลุผล 

          ในการจัดทำระบบ KPI ต้องเริ่มเตรียมตัวอะไรบ้าง? 

          1. เตรียมทีม(KPI Team)ดูแลเฉพาะด้าน KPI บางที่ใช้ทีม HR ,HRD เดิม บางที่ฟอร์มทีมงานขึ้นมาใหม่ โดยทีมนี้ควรเป็นทีมความสำคัญ เป็นที่เคารพนับถือของทุกคนในองค์กร ยิ่งดีกว่านำพนักงานระดับทั่วไปมาจัดทำ เพราะทีมผู้รู้ผู้เชี่ยวชาญทำให้การขับเคลื่อนเป็นไปได้เร็วขึ้น มากทีเดียว
          2. เตรียมโครงสร้างงานในองค์กร(Organization Charts) บางที่วางโครงสร้างไว้แล้ว พร้อมเป็นโครงสร้างแบบตามการเติบโตสายงาน(Career Path) ยิ่งเป็นการดี แต่การวางโครงสร้างเติบโตนั้นไม่ใช่แค่ทำแผนผังอย่างเดียวจบ ต้องระบุคุณสมบัติการเติบโตแต่ละขั้นให้ครบ ถ้าไม่มีCareer Path ล่ะ ต้องทำ Career Path ทันทีไหม ? คำตอบคือ ไม่จำเป็นต้องทำทันที ขอให้มีโครงสร้างตำแหน่งในองค์กรก่อน เมื่อระบบประเมินแล้วเสร็จค่อยกลับมาทำ ยังไม่สาย
          3. เตรียมวางระดับตำแหน่งงานของพนักงาน(Position Level) วางระดับไว้ทั้งองค์กร แต่ละตำแหน่งงานแบ่งออกเป็นกี่ระดับ เช่น พนักงานทั่วไปมี 5 ระดับ พ1 – พ5 ,ส่วนหัวหน้างาน มี 4 ระดับ หน1 – หน5 ,ระดับจัดการมี 4 ระดับ จ1 – จ4 สูงกว่านั้นเป็นระดับฝ่ายงาน ฝ1-ฝ3 เป็นต้น คำถาม “ถ้าบริษัทเปิดมาไม่นานเกิน 5 ปี ควรวางระดับไว้ไหม?” คำตอบ คือ ควรวางไว้เพื่อกำหนดคุณสมบัติ ให้พนักงานรู้สายการเติบโตการพัฒนาตำแหน่ง แต่ครั้งแรกไม่ควรวางไว้เกิน 10 ปี เพราะต้องมีการทบทวนปีถัดไปอยู่แล้ว
          4. เตรียมใบกำหนดหน้าที่งาน(JD)ที่มีอยู่ทุกตำแหน่ง(Position)งาน ถามว่า “แล้วถ้าไม่มีล่ะ ทำไง? ” ตำตอบคือ ต้องวิเคราะห์หางานในแต่ละหน้าที่(Job Analysis)ให้ครบก่อน หากไม่เคย JD ต้องทำกระบวนการวิเคราะห์หางานจริงก่อน เพื่อหาให้ได้ว่า หน้าที่งานจริงๆของแต่ละตำแหน่งจริงๆมีอะไรบ้าง ส่วนรายละเอียด JD มีอะไรบ้าง ขึ้นอยู่กับข้อตกลงของแต่ละที่ หากคิดจัดทำ KPI จึงต้องกลับไปทบทวนว่า JD มีพร้อมใช้หรือยัง? รายละเอียดพอไหม?
          5. เตรียมวางแผนให้ความรู้ภายใน (In -House Training) โดยใช้บุคลากรที่มีความรู้ภายในมาอบรมหรือจัดหาวิทยากรภายนอกเข้าอบรม เพื่อสร้างความเข้าใจในการจัดทำ KPI แนะนำควรแยกการอบรมระดับหัวหน้าและระดับปฏิบัติการณ์ โดยทั่วไปใช้เวลาอบรมระดับละ 1 วัน พร้อมมี Workshop ในตัวแบบพอหอมปากหอมคอ แต่จะให้การอบรมแบบเบ็ดเสร็จ อบรม 1 วันจบ ทุกคนเข้าใจกลับไปทำได้เป็นเรื่องค่อนข้างยาก เพราะต้องอาศัยการเข้าไปวิเคราะห์งานจริง ข้อมูลการทำงาน ข้อมูลดิบเดิม ต้อง Workshop รายตัว รายแผนก ตามระยะเวลา หากองค์กรใด การจัดทำ JD ยังไม่เป็นหน้าที่งานจริง ยิ่งควรอบรมเรื่องการจัดทำ JD เพิ่มอีก 1 วัน
         6. ระยะดำเนินการจัดทำจริง (Implementation ) ทีมงานควรมีกรอบระยะเวลาทำงาน(Time Line)ให้ทุกคนในองค์กรไปถึงจุดหมายร่วมกัน เมื่อดำเนินการจัดทำไปสักระยะแล้วเกิดปัญหา ให้ใช้ที่ประชุมรวมเป็นตัวกลางขับเคลื่อน โดยมีฝ่ายบริหารร่วมพิจารณาประเด็นที่เกิดขึ้น มาถึงตรงนี้ ต้องแนะนำว่า ส่วนมากการจัดทำช้า เกิดจากคนไม่ร่วมมือ และวางกระบวนให้ยุ่งยากซับซ้อนมากไป ดังนั้น ทีมผู้จัดทำควรมีทักษะ ความชำนาญในการทำพอสมควร หรือหาช่วยในการทำงานให้เร็วมากขึ้น โดยจ้างที่ปรึกษา(Consultant)ภายนอกมาช่วยเสริมทัพ ลดช่องว่างในการดำเนินงาน
         ถึงตรงนี้ ต้องบอกว่า คงไม่ง่ายเหมือนปอกกล้วยเข้าปากอย่างว่า เพราะการจะนำงบประมาณมาลงทุนส่วนนี้ ต้องถามว่า คุ้มไหม ? เพราะหากเสียค่าจัดจ้างแล้วองค์กรเกิดผลลัพธ์(Outcome) อย่างไร ทำได้ไหม? อยู่ที่ผู้คัดเลือกที่ปรึกษาให้เหมาะสม ทุ่มเท มีความรับผิดชอบต่อจรรยาบรรณหน้าที่งานเพียงใด ? ตัวช่วยดีงานเดินหน้าได้รวดเร็ว
         เบื้องหลังความสำเร็จ KPI ไม่ได้โรยด้วยกลีบกุหลาบ แต่เต็มไปด้วยเส้นขวากหนาม ให้ฟันฝ่าแบบมาราธอน จริงหรือ ? ….อย่าไปคิดเช่นนั้น อาจจะใช่ในบางองค์กรที่พบปมสะดุด แต่เอาเข้าจริงเถอะ! ถ้าตั้งใจทำ เตรียมทีมดี นโยบายผู้บริหารชัดเจนส่งถึงทุกคนในองค์กร ใช้เวลาไม่นานหรอก ระบบประเมินผลไม่ได้ยากอย่างที่ทุกคนคิด คนต่างหาก ไปสร้างกระแสความคิดให้คนกลัวระบบไปเอง ถ้าฟังใครพูด KPI แล้วสะเทือนใจ ต่อไปฝ่ายที่เกี่ยวข้องลองปรับคำพูดใหม่เป็น “ผลงานที่ทำได้” ฟังแล้วเบาอารมณ์กว่าเยอะเลย
          องค์กรใดกำลังเดินเครื่องทำ เตรียมความรู้ เตรียมทีมให้พร้อม รับรอง อีกไม่กี่อึดใจ ย่อมประสบความสำเร็จเห็นตัวชี้วัดทุกคนในองค์กรได้จริง

ร่วมแสดงความคิดเห็น

ร่วมแสดงความคิดเห็น



รูปโปรไฟล์ :