หน้าแรก หน้ารวมบทความ ทำอย่างไรให้ธุรกิจอยู่รอดด้วยไคเซ็น

ทำอย่างไรให้ธุรกิจอยู่รอดด้วยไคเซ็น


ผู้เขียน : อาจารย์ วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์   วันที่ : 18 มกราคม 2564  จำนวนผู้เข้าชม 208 คน

กด Like กด Share บทความให้เพื่อน

          ในช่วงวิกฤติ โควิด 19 (Covid-19) ปี 2563 หลายธุรกิจทั้งภาคการศึกษา ธุรกิจบริการ โรงแรม ร้านอาหาร หลังการระบาดต่างปิดตัวลงจำนวนมาก ถือเป็นการ Disruption ครั้งใหญ่ที่ไม่ได้เกิดจากความก้าวหน้าหรือเทคโนโลยีแต่เกิดจากการทำลายล้างโดยโรคระบาด ทุกวันนี้ องค์การอนามัยโลก (World Health Organization) ยังไม่มีคำตอบชัดเจนว่าเชื้อโรคโคโรนาไวรัสที่มีศูนย์กลางแพร่ระบาดใน เมืองอู่ฮั่น มณฑลหูเป่ย ประเทศจีน ประเทศแรกนี้ เกิดจากการติดเชื้อจากการแพร่สัตว์สู่คนหรือเกิดจากการพลาดหลุดมาจากห้องทดลองทางปฏิบัติการกันแน่ !!

ทำอย่างไรให้ธุรกิจอยู่รอดด้วยไคเซ็น

          เศรษฐกิจทั่วโลกสั่นสะเทือน เกิดการล็อกดาวน์ตามเมืองประเทศที่มีผู้ติดเชื้อจำนวนมาก ผู้คนตกงาน ไม่เพียงแค่ประเทศไทยที่ต้องอยู่ในสภาพธุรกิจซบเซา หลายภาคส่วนลดปัจจัยการผลิต แรงงานถูกเลิกจ้าง ลดอัตราการจ้างงานลงกว่า 50% จากจำนวนบุคลากรที่มีอยู่ โรงแรมปิดตัวลง การบินไทยตกอยู่ภาวะธุรกิจขาดสภาพคล่องล้มละลาย ธุรกิจ SME ได้รับผลกระทบแบบต่อเนื่องทรุดลงตลอดปี

          ไคเซ็น (Kaizen) ถือเป็นตัวแปรสำคัญในการทบทวนปรับปรุงประสิทธิภาพสินค้าและบริการ ในช่วงภาวะสถานการณ์ที่เป็นใจแบบนี้  ช่วยค้นหาและแก้กระบวนการทำงานที่มีอยู่ให้เกิดข้อมูลที่แท้จริง ทำได้จริง ลดการสูญเสียสูญเปล่า  หนึ่งในประเด็นของไคเซ็นในช่วงวิกฤตืโควิดคือไคเซ็นเพื่อกำจัดความสูญเปล่าในภาคธุรกิจ ทำอย่างไรให้ธุรกิจคงสภาพอยู่อย่างยั่งยืนบนพื้นฐานที่ทำได้จริง 

          ความสูญเปล่าคืออะไร ?

          ความสูญเปล่ามี 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ 

          1. สิ่งของสินค้าที่คงค้างอยู่กับเรา จำเป็นต้องโยกย้ายให้หมดไป

          2. การปฏิบัติงานตามวิธีการแบบเดิม แต่พบว่ามีบางกระบวนการสามารถปรับลดได้

          3. การนำกระบวนการไปสู่มูลค่าเพิ่ม อาจต้องทบทวนปรับแก้ไขสร้างสินค้าใหม่ให้เกิดรายได้ มูลค่าเพิ่มต่อไป ส่งผลให้สินค้าตัวเดิมค้างสต็อกหรือเป็นของเสีย

ในทางไคเซ็นนั้น ความสูญเปล่ามี 7 ชนิดคือ

          1) ความสูญเปล่าจากการผลิตเกินความจำเป็น

              : เกิดจากการไม่คำนวณปริมาณความต้องการจริงของผู้อุปโภคบริโภค ผลิตสินค้าออกมามากกว่าความต้องการจริง 

          2) ความสูญเปล่ากับสินค้าที่คงค้างกับเรา

              : สินค้าที่ผลิตอยู่ในคลังสินค้าเราโดยทำให้เกิดความไม่สมดุลด้านการจัดเก็บ พื้นที่การจัดเก็บไม่กำหนดระยะเวลาในการเก็บสินค้า สินค้ามากมายที่ผลิตแล้วไม่ถูกจัดส่ง

          3) ความสูญเปล่าจากการย้าย 

              : เป็นความผิดพลาดในการวางผังการผลิต การย้ายสินค้า เมื่อผลิตแล้วมีการจัดวางไม่เหมาะสมกับการใช้งานจริง

          4) ความสูญเปล่าจากการแปรรูป

              : การแปรรูปนี้เกิดความสูญเปล่าในการจัดทำงานแบบเดิมๆ ไม่มีการทบทวนกระบวนการทำงาน ทำให้วัตถุดิบจากการแปรรูปไม่ถูกนำมาใช้ให้คุ้มค่า หรือแปรรูปให้เกิดความสูญเสียน้อยที่สุด

          5) ความสูญเปล่าของสินค้าคงคลัง

              เป็นการสูญเปล่าที่เกิดจากการค้างสินค้า สั่งสินค้าเกินไม่มีการคำนวณตามใช้งานจริง สินค้าสั่งเผื่อในอนาคตหรือการสั่งสินค้ามาคงไว้ เนื่องจากปัจจุบันสินค้าดังกล่าวมีราคาลดลงแต่เมื่อระยะเวลาผ่านไปสินค้าดังกล่าวไม่ทันสมัย ทำให้เกิด Dead Stocks

          6) ความสูญเปล่าจากการเคลื่อนที่

              ความสูญเปล่าจากการถูกกำหนดให้เคลื่อนที่ตามผังงานที่กำหนด ทำให้เสียเวลากับแต่ละงานในการเคลื่อนย้ายมากขึ้น ทำงานช้าลง เพิ่มจำนวนคนทำงาน

          7) ความสูญเปล่าจากการผลิตของเสีย

             : เกิดจากการผลิตของเสียซ้ำแบบเดิม มีของเสียในสายงานมากขึ้น ไม่มีการประมวลผล ปรับปรุงแก้ไขในงาน สถิติการมีของเสียแต่ละงานมากขึ้นต่อเนื่อง ส่งผลกระทบต่อการแบกรับภาระค่าใช้จ่ายในของเสียต่อเนื่อง ไม่มีการตรวจนับชิ้นงาน ตรวจนับคุณภาพงานอย่างเป็นระบบ

จากเนื้อหาข้างต้น การกำจัดความสูญเปล่าในทางไคเซ็นจะช่วยให้องค์การปรับตัวอยู่รอดในการ ลีน (LEAN) การสูญเปล่าที่ไม่จำเป็นในองค์การท่าน

          ยกตัวอย่างการลดความสูญเปล่าจากการทำงาน ดังนี้

ทำอย่างไรให้ธุรกิจอยู่รอดด้วยไคเซ็น

          บริษัท ANTผลิตเฟอร์นิเจอร์

          รับผลิตและจัดทำเฟอร์นิเจอร์ตามคำสั่งซื้อลูกค้าทั้งตู้สินค้า ชั้นวางของ โต๊ะวางสินค้า เก้าอี้แบบต่างๆ  โดยสินค้าส่วนใหญ่เป็นผลิตด้วยแรงงานฝีมือทั้งชาวไทยและแรงงานต่างด้าว บริษัทไม่มีสต็อกสินค้าให้เลือกจะผลิตตามจำนวนการสั่งซื้อเท่านั้น

          แต่ปัญหาที่พบคือ

  • บุคลากร : คนทำงานไม่ตรงกับความสามารถจริง,มีทักษะไม่หลากหลายทำงานได้เฉพาะด้าน,ขาดภาวะผู้นำ,การสื่อสารขาดประสทธิภาพ,ไม่มีการพัฒนาความสามารถตาม Career Path,ส่วนใหญ่ทำงานตามคำสั่งเฉพาะงานตนเอง,ขาดความผูกพันสำนึกรักองค์กร
  • ระบบงาน : โครงสร้างบริหารงานไม่ชัดเจน,สั่งงานบริหารงานข้ามสายงาน,ไม่มี Center รับผิดชอบดูแลงานเป็นหลัก,ขาดระบบตรวจสอบคุณภาพงาน,ขาดการวางแผนการผลิตอย่างมีระบบ,ไม่มีใบหน้าที่งานตรงตามตำแหน่งทุกงาน,ไม่มีขั้นตอนการทำงานสายผลิต,ไม่มีการปฐมนิเทศพนักงานสายการผลิต,ทำงานเร่งด่วนเสมอ,พบข้อผิดพลาดบ่อยในการทำชิ้นงานทั้งขึ้นรูปงาน วางตำแหน่งวัสดุ,ไม่มีการ Feedback ผลงาน ,ไม่มีการประเมินผลปฏิบัติงานแบบลายลักษณ์อักษร,การวัดผลงานขึ้นกับการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชาสูงสุด
  • วัสดุอุปกรณ์ : สินค้าลามิเนต ไม้อัด Dead Stock จำนวนมาก,แผนกคลังสินค้าสต็อกวัสดุอุปกรณ์เผื่อจำนวนมาก,ไม่มีระบบ First In-First Out,ไม่มีระบบตัดสต็อกสินค้าทำให้ไม่ทราบจำนวนคงเหลือ,ช่างเหล็กไม่ใส่อุปกรณ์ป้องกันแสงในการทำงาน
  • เครื่องจักร : ผู้รับผิดชอบขาดความรู้เฉพาะทาง,ไม่มีการทำแผนซ่อมบำรุง,เครื่องจักรมาจากต่างประเทศเมื่อพบปัญหาต้องให้ผู้เชี่ยวชาญจากต่างประเทศมาแก้ปัญหา
  • สิ่งแวดล้อมสถานที่ : ไม่มีการวางผังจัดวางสินค้า,วางอุปกรณ์ใหม่เก่าเกะกะ ,ไม่มีการทำ 5 ส,ไม่มีการวางแผนตรวจสอบมาตรฐานความปลอดภัยในการทำงานเป็นกิจลักษณะ

 กระบวนการผลิตเริ่มจาก

          1. ลูกค้าสั่งซื้อ

           2. ฝ่ายขายทำใบเสนอราคา

          3. ลูกค้าตกลงตามใบข้อเสนอส่งกลับมาแผนกประสานงานขาย

          4. ฝ่ายเขียนแบบวัดพื้นที่วางสินค้าจริง+ออกแบบ

          5. ส่งใบออกแบบให้โฟร์แมนถอดรหัสวัสดุอุปกรณ์

          6. แผนกจัดซื้อสั่งวัสดุอุปกรณ์

          7. รับวัสดุอุปกรณ์เก็บแผนกคลังสินค้า 

          8. โฟร์แมนคุมงานแผนกช่างจัดทำตามแบบงาน 

          9. ติดตั้งสินค้า 

          10. ฝ่ายผลิตส่งมอบงานลูกค้า

  จากข้อมูลเบื้องต้น…

          พบปัญหาการทำงานทุกจุดมีความสูญเปล่าในงาน ต้องได้รับการแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว แต่หากเลือกในการแก้ปัญหาแล้วทั้ง Man - Method – Material – Machine - Environment เราควรแก้ปัญหาที่จุดใดก่อน ทั้งที่ทุกจุดมีปัญหาสำคัญเท่าเทียมกัน

วิธีการ

  1. ประชุมวิเคราะห์ภาพรวมการแก้ปัญหาตามแบบ แผนผังก้างปลา (Fish Bone Diagram) นำ 4M1E เขียนลง Fish Bone Diagram
  2. เลือกจากสาเหตุที่สามารถทำได้ก่อนและเป็นต้นทาง อ้างอิงบทความตามหลัก Fish bone Diagram (https://www.ophconsultant.com/blog/info-blog.php?blog_id=40&web=How-To-Fish-Bone-Diagram) คือ เลือกแก้ที่ Method อันดับแรก เพราะคือต้นทางในการทำงานทั้งระบบ บุคลากร วัสดุอุปกรณ์ สถานที่ ให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน ลดภาระงาน เพิ่มคุณค่างานและวางเป้าหมายงาน 
  3. วิธีการวางระบบแก้ไข Method ใช้หลักการวางแผน โดยเขียน Flowchart แต่ละประเภทงานและเลือกลำดับความสำคัญ Method ที่ต้องแก้ไขก่อน ต่อมาแก้ตามลำดับหาความสูญเปล่า 7 ข้อแต่ละกิจกรรมใน Method และประชุมแก้ไข
  4. ดำเนินงานตาม Flowchart โดยแก้ปัญหาทีละจุด วาง Action Plan ระยะยาวเป็น รายปี แต่ทบทวนติดตามในแต่ละเดือนหรือตามไตรมาส เพื่อประเมินปัญหาได้ทันท่วงที
  5. เมื่อจบกระบวนแต่ละขั้นในMethodแล้ว วางระบบแต่ละแผนกงานใหม่ตาม หลักการลดความสูญเปล่าในไคเซ็น 7 ข้อ  ในข้อนี้สำคัญคือ ต้องให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนมีความเข้าใจในการทำระบบลดความสูญเปล่าโดยการรับการอบรม เพื่อเพิ่มความเข้าใจ สามารถให้ความร่วมมือในการปรับระบบงานได้อย่างสมบูรณ์

         จากตัวอย่างกรณีศึกษาข้างต้น อ่านแล้วดูเป็นข้อมูลเชิงวิชาการมากไปกว่าจะได้แต่ละกระบวนการใครล่ะจะมาช่วยดูต้นทางปลายทางให้ หากไม่มีผู้รู้เฉพาะทางมาช่วยชี้แนะ ผู้เขียน แนะนำง่ายๆแบบทำได้เองในองค์กร กรณีศึกษา บริษัท ANTผลิตเฟอร์นิเจอร์ ต้องดำเนินการคือ ..

  1. จัดทำแผนผังโครงสร้างองค์กร ถ่ายทอดสู่พนักงานให้รับรู้ทุกตำแหน่ง
  2. จัดทำ ใบหน้าที่งาน (Job Description) ทั้งภาคการผลิตและตำแหน่งภายในออฟฟิศ
  3. สรรหา มอบหมายแต่งตั้งผู้รับผิดชอบแต่ละแผนกงาน เช่น ผู้จัดการ หัวหน้างาน หัวหน้ากลุ่ม
  4. อบรมทำความเข้าใจ ความสูญเปล่า 7 ประการ
  5.  แผนก P-D-C-A ตามวงจรเดมิ่งค้นหาความสูญเปล่าที่เกี่ยวข้อง พร้อมมอบหมายผู้ดูแล
  6. ส่วนกลางจัดทำแผน Action Plan ควบคุมติดตามไคเซ็นแต่ละแผนก
  7. รายงานผลความคืบหน้าไคเซ็นรายไตรมาส
  8. ประชุมสรุปภาพรวมบริษัทและข้อเสนอแนะ

         จะเห็นว่าแต่ละธุรกิจมีการดำเนินงานและปัญหาที่แตกต่างกัน จึงจำเป็นที่ทุกธุรกิจต้องหันกลับมาเสริมขีดศักยภาพในการแข่งขันให้สอดคล้องกับความต้องการจริง ต้อง บริหารห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management (SCM)) พร้อม บริหารห่วงโซ่มูลค่า (Value Chain Management (VCM))  เพิ่มขีดความสามารถสูงสุดที่องค์การทำได้จริงทั้งทรัพยากรมนุษย์และวัสดุอุปกรณ์ที่มีอยู่จริง

         การลดความสูญเปล่าในสิ่งที่ไม่จำเป็น บางกระบวนการไม่ต้องใช้รายจ่าย กำลังคนเพิ่ม แต่ผู้บริหารต้องวางแผนการทำงานให้มีระบบก่อน เริ่มพัฒนาในสิ่งที่มีอยู่ให้คุ้มค่ากับการจัดซื้อจัดจ้าง

ข้อคิดคือ 

“เมื่อกัปตันเรือคุมใบพัดเรือให้แล่นไปตามทิศทางลมที่ต้องการ ลูกเรือย่อมพร้อมรวมใจให้เรือลำนี้แล่นไปดังจุดหมายได้อย่างไม่ยากเย็น อยู่ที่หัวเรือจะหันเรือไปทิศไหน เหนือ ใต้ ออก ตก ?"  

วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์

อาจารย์ วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์


E-Mail : [email protected]

วันที่ : 18 มกราคม 2564

จำนวนผู้เข้าชม 208 คน

กรุณากดถูกใจ และ เพิ่มเพื่อน Line

บทความที่เกี่ยวข้อง


ปัญหาและอุปสรรคการประเมินผล

ปัญหา อุปสรรค สำคัญอันดับแรกที่ต้องสร้างการรับรู้ร่วมกันคือ การสร้างทัศนคติบุคลากรทุกระดับให้มีความเป็น Ownership & Growth Mindset ทำให้ทุกกิจกรรมที่องค์กรพัฒนาเป็นไปได้ตามเป้าหมายจริง

เทคนิคสัมภาษณ์งานให้ได้คนเก่ง

การสัมภาษณ์งาน (Interview) เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการคัดเลือกคนเข้ามาทำงานในองค์กร ทำให้ได้คนเก่งเหมาะกับงาน อยู่คู่องค์กร ไม่ปฏิเสธคัดเลือกผิดคน

Service Design ทำอย่างไร ?

ใครๆก็พูดถึงการทำการตลาดบนโลกออนไลน์และออฟไลน์อย่างมาก ทั้งทางเพจ เว็บไซต์ Podcast หรือสื่อสังคมอย่าง Clubhouse ยิ่งในช่วงที่วิกฤติทางเศรษฐกิจ คนทำงานประจำออกมาพัฒนาทำแบรนด์ของตนเอง

วิธีทำ OKRs Coaching

ในช่วงปีแรกของการจัดทำ OKRs ควรมีการวางแผนการโค้ชกระตุ้นผลงานเรียก “OKRs Coaching” ให้การจัดทำ OKRs บรรลุได้ตามเป้าหมายงานที่ตั้งไว้ในแต่ละไตรมาส โค้ชจะทำการค้นหาสิ่งที่ผู้ได้รับการโค้ชให้แสดงออก

นักสื่อสารที่ทรงพลังมีนิสัย 10 ข้อ

หากท่านได้อ่านบทความนี้ถือเป็นโอกาสดี ได้เรียนรู้กลวิธีปรับนิสัยการสื่อสารให้ทรงพลังสร้างเสน่ห์ชวนมอง ไม่ว่าท่านอยู่ในการงานหน้าที่อาชีพระดับใด นักธุรกิจ ผู้จัดการ หัวหน้างาน นักขาย พ่อค้า ครู

บุคลิกภาพดีมีเสน่ห์ (ตอนที่ 1 หลักการแนะนำตัว)

การจำชื่อได้จึงเป็นการสร้างบุคลิกภาพ(Personality)ที่ดีให้เกิดแก่ตัวเรา นอกจากจำชื่อเรียกชื่อได้แม่นยำแล้ว สิ่งสำคัญในการสร้างบุคลิกภาพที่ดีในตนเองคือ หลักการแนะนำตัวให้ผู้พบเจอประทับใจ